IT-Projekte Frist- und Budgetgerecht abschliessen

Der Vergleich zu Projekten in anderen Branchen zeigt: IT-Projekte schlagen vermehrt fehl und werden abgebrochen. Oder sie enden, aber sind über Frist oder Budget. Laut einer internationalen Studie von der Standish Group gaben Vertreter von Grossfirmen in DACH, UK und Nordamerika an, 84% der Projekte würden nicht Frist- oder Budgetgerecht abgeschlossen oder schlagen fehl. Von diesen 84% sind 53% über der vorgegebenen Zeit sowie Budget oder beinhalten nicht alle versprochenen Funktionalitäten. 31% der Projekte schlagen entweder fehl oder werden nicht mehr weiterverfolgt. Nur lediglich 16% aller Projekte wurden wie versprochen geliefert. 

Auch beim Bund kann man dieses Phänomen feststellen. Das SAP-System welches aktuell in Gebrauch ist, muss bis 2025 abgelöst werden. Mitte 2017 hat der Bundesrat besprochen, weiterhin auf SAP zu setzen, jedoch das System auf die neue Version “S/4 Hana” zu migrieren. Bis zur ersten Hälfte 2018 hätte das Finanzdepartement die Botschaft für das Projekt vorliegen haben. Aber aufgrund der Komplexität und den Fragen der verschiedenen Bundesämter kam es zu Verzögerung. Die Botschaft wurde um ein Jahr verschoben. Einer der Gründe dafür war die grundsätzliche Frage – geht es um reine Softwaremigration oder auch um die Vereinheitlichung von Daten und Prozessen? Wie das Beispiel des Bundes zu erkennen gibt, werden IT-Projekte mit dem Wissen aus einer bestimmten Zeit definiert. Dieses Wissen verändert sich im Laufe des Projekts sowie auch die zur Verfügung stehende Technologie. 

Unsere Einschätzung weshalb IT-Projekte Verspätungen, erhöhte Kosten oder verminderte Qualität aufweisen: 

1. Ein Projekt wird statisch betrachtet – Ablösung von Software A mit Software B.

Prozesse und Daten werden nicht separate geprüft und die Annahme von Zeit, Qualität und Budget wird nur auf der Ablösung von Software A mit Software B getroffen.

2. Stakeholder zu wenig einbezogen

Stakeholder werden zu wenig einbezogen Anforderungen zu spezifizieren sowie Acceptance Testing vorzunehmen

3. Neue Technologien

Neue Technologien im Verlauf des Projektes werden nicht mehr berücksichtigt. Beispiel: BlackBerry Einführung zurzeit als Benutzer auf IPhone umgestiegen sind.

4. Kein oder ungenügendes “Continuous Improvement”

Es wird nicht für stetige Verbesserungen von Prozessen, Datenstrukturen sowie der Anwendung geplant.

5. Ungenügendes Expert Judgement

Keino der ungenügendes Expert Judgement beim Erstellen von Anforderungen, dem Zeitplan sowie dem Risk Management. Das unerwartete wird dementsprechend zu wenig geplant.

Um IT-Projekte also erfolgreich abzuschliessen, setzen wir vermehrt auf folgende Punkte: 

  • Eine saubere Vorstudie, um die Situation und die vorhandenen Prozesse und Abhängigkeiten richtig einzuschätzen
  • Kommunikation und “Stakeholder Engagement” ist das A und O
  • Fokus auf die Qualität, lieber eine Iteration Testing mehr und das Feedback des Stakeholders zu berücksichtigen
  • Kontinuierliche Reviews und Anpassungen des Plans, um allen Gegebenheiten sowie technischen Anforderungen Gerecht zu werden

UNSERE DIENSTLEISTUNGEN

Von IT Managern (IT-Programm- und Projektmanager) wird erwartet, dass sie viel mehr als nur die Einhaltung von Prozessen überwachen. Hochqualifizierte IT-Manager beherrschen effektives Änderungsmanagement, umfassende Berichterstattung, Personalmanagement, umfassendes strategisches Verständnis und hohe Belastbarkeit. In einem so dynamischen Umfeld wie der digitalen Transformation können nur wenige Manager messbare Erfolge erzielen. Wir bei Akana setzen uns dafür ein, die größten Talente zu fördern und herauszufordern, um Unternehmen für die Herausforderungen der Digitalisierung fit zu machen.

INSIGHTS

Es gibt verschiedene Gründe, warum Projekte scheitern. Es könnte einfach das Ergebnis unzureichender Projektanforderungen, hoher Komplexität, unrealistischer Projekterwartungen, sogar schlechter Führung, unter vielen anderen sein. Was viele Projektmanager (PM) unterschätzen, ist der soziale Faktor im Projektmanagement – ein inhärentes Risiko für jedes Projekt.

Die ständig wachsende Datenmenge wird zu einer großen Herausforderung für unsere Unternehmen. Die Datenvielfalt reicht von Mitarbeiter- und Kundeninformationen bis hin zu komplexen wissenschaftlichen Daten – Daten, die sich auf Entscheidungen und strategische Geschäftsbewegungen auswirken.

SCRUM wurde von Jeff Sutherland zu einem alltäglichen Begriff gemacht und Sie werden oft damit konfrontiert. Bestimmte Elemente von SCRUM, wie das Kanban Board und die täglichen Standup-Meetings, wurden sehr gut angenommen – auch außerhalb der IT.

Der Vergleich zu Projekten in anderen Branchen zeigt: IT-Projekte schlagen vermehrt fehl und werden abgebrochen. Oder sie enden, aber sind über Frist oder Budget. Laut einer internationalen Studie von der Standish Group gaben Vertreter von Grossfirmen in DACH, UK und Nordamerika an, 84% der Projekte würden nicht Frist- oder Budgetgerecht abgeschlossen oder schlagen fehl. Von diesen 84% sind 53% über der vorgegebenen Zeit sowie Budget oder beinhalten nicht alle versprochenen Funktionalitäten. 31% der Projekte schlagen entweder fehl oder werden nicht mehr weiterverfolgt. Nur lediglich 16% aller Projekte wurden wie versprochen geliefert.

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