Steigerung der Projekterfolgsrate durch gute Change Management-Praktiken

Es gibt verschiedene Gründe, warum Projekte scheitern. Es könnte einfach das Ergebnis unzureichender Projektanforderungen, hoher Komplexität, unrealistischer Projekterwartungen, sogar schlechter Führung, unter vielen anderen sein. Was viele Projektmanager (PM) unterschätzen, ist der soziale Faktor im Projektmanagement – ein inhärentes Risiko für jedes Projekt. Dieses soziale Risiko könnte einem gewissen internen Widerstand gegen den Wandel innerhalb der Organisation entsprechen. Dies ist unweigerlich eine direkte Folge des Projekts, insbesondere in IT-Projekten, bei denen die Ergebnisse die Geschäftsprozesse und technologischen Tools des bestehenden Unternehmens erheblich verändern können. Ein solches Szenario könnte zu einer gewissen Unsicherheit bei den direkt vom Projekt betroffenen Personen führen, was sich negativ auf die Gesamtleistung des Projekts auswirken könnte. Daher sollten die PMs bei der Bewältigung von Veränderungen einen flexibleren und ganzheitlicheren Ansatz verfolgen, um die Beteiligung und Motivation der Projektbeteiligten zu erhöhen.

Schritt 1 – Erstellen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit

Der erste Schritt beschreibt, wie wichtig es ist, ein Gefühl der Dringlichkeit für Veränderungen zu schaffen. Aus Sicht eines Projektmanagements sollte der PM sicherstellen, dass das Projektteam, einschließlich aller vom Projekt betroffenen Personen, ein gemeinsames Verständnis für seine Bedeutung für das Unternehmen hat, d. h. seine Vorteile und die Folgen, wenn das Projekt nicht verfolgt oder umgesetzt wird. In dieser Phase haben PMs die Möglichkeit, aktiver mit den Projektbeteiligten ins Gespräch zu kommen und die Bedeutung ihres Beitrags zum Projekterfolg hervorzuheben.

Schritt 2 – Aufbau eines Koalitionsteams

Der zweite Schritt unterstreicht den Wert eines führenden Teams für das Projekt, das entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse in verschiedenen Bereichen mitbringt. Die PM sollte eine Allianz mit einem Team von Experten bilden, die sie/ihn bei der Verwaltung von Stakeholdern unterstützen und die Kommunikation auf einer detaillierteren Ebene ermöglichen könnten. Abhängig von der Komplexitätsstufe des Projekts kann der PM entscheiden, einen Arbeitsstream zu entwickeln, der sich auf Änderungen konzentriert, oder einen dedizierten “Änderungsmanager” für das Projekt delegieren.

Schritt 3 – Erstellen einer Vision

Der dritte Schritt bezieht sich auf die Vision des Wandels. In einem Projekt muss eine solche Vision in der frühen Phase des Projekts geschaffen und durchgängig verstärkt werden. Es sollte ein klares, aber einfaches Bild davon vermitteln, was das Projekt erreichen will, was notwendig ist, um solche Ergebnisse zu erzielen, und schließlich, was das zukünftige Szenario der Organisation sein wird, sobald das Projekt abgeschlossen ist.

Schritt 4 – Kommunizieren Sie die Vision

Dieser Schritt konzentriert sich auf die Stärkung und Vermittlung dieser Vision, unter den Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass ein gegenseitiges Verständnis des Projekts gibt. In dieser Phase können PMs von Workshops mit wichtigen Stakeholdern oder anderen Kommunikationsmedien profitieren. Dese werden auf das Publikum zugeschnitten und regelmäßig kommuniziert.

Schritt 5 – Entfernen von Hindernissen

Der fünfte Schritt deckt die Hindernisse und Hindernisse gegen den Wandel ab. Durch effiziente und effektive Kontrollen erkennen und überwinden die PMs Hindernisse bei der Projektdurchführung. Daher können PMs beschließen, die Ressourcen, Prozesse und Verfahren des Projekts neu zu bewerten, um die Projekterfolgsrate zu erhöhen.

Schritt 6 – Generieren Sie kurzfristige Gewinne

Im sechsten Schritt wird beschrieben, wie wichtig es ist, kurzfristige Erfolge im Projekt anzuerkennen. Kurz gesagt, PMs sollten erwägen, kurzfristige Errungenschaften als eine Methode zu feiern. Sodass, die Moral des Projektteams und die Wahrnehmung der Stakeholder gegenüber dem Projekt, das ausgeführt wird, zu steigern.

Schritt 7 – Aufbauen auf dem Wandel

Obwohl kurzfristige Gewinne für das Projekt von Vorteil sind, ist es wichtig, die Dynamik beizubehalten, um langfristige Ergebnisse zu erzielen. Unter Dem Beitrag der Projektbeteiligten PMs sollten frühere Projektergebnisse überprüfen und eine Verbesserungsmöglichkeit ermitteln. Diese sollen dokumentiert werden und für zukünftige Referenzen genutzt werden.

Schritt 8 – Institutswechsel

Nach erfolgreicher Projektimplementierung können alte Gewohnheiten, Systeme und Prozesse in der gesamten Organisation entstehen. An dieser Stelle ist es wichtig, die regelmäßige Nutzung der verwendeten Lösung (die vorgenommenen Änderungen) durch die zugewiesenen Benutzer sicherzustellen. Dies kann durch kontinuierliche Benutzerschulungen und Support erreicht werden. Stellen Sie schließlich sicher, dass die Bemühungen des Teams für den Projektabschluss anerkannt und belohnt werden.

Resumé

Unabhängig von der Größe und Komplexität des Projekts, PMs sollten nicht mit der Verwendung einer einzigen Methode im Änderungsmanagement einschränken. Um die Möglichkeiten einer Lösung zu erweitern, sollten sie nach kreativen Ansätzen nach spezifischen Bedürfnissen und Fallszenarien suchen. Letztlich wird der Erfolg eines bestimmten Projekts stark von der Einhaltung und Akzeptanz der Stakeholder abhängen.

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Der Vergleich zu Projekten in anderen Branchen zeigt: IT-Projekte schlagen vermehrt fehl und werden abgebrochen. Oder sie enden, aber sind über Frist oder Budget. Laut einer internationalen Studie von der Standish Group gaben Vertreter von Grossfirmen in DACH, UK und Nordamerika an, 84% der Projekte würden nicht Frist- oder Budgetgerecht abgeschlossen oder schlagen fehl. Von diesen 84% sind 53% über der vorgegebenen Zeit sowie Budget oder beinhalten nicht alle versprochenen Funktionalitäten. 31% der Projekte schlagen entweder fehl oder werden nicht mehr weiterverfolgt. Nur lediglich 16% aller Projekte wurden wie versprochen geliefert.

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